8 porad dla aktywnych użytkowników e-mail
Często zaglądasz do skrzynki pocztowej, aby sprawdzić, czy nie ma tam nowych wiadomości? Ostatnie badania wykazały, że pomimo rozwoju różnych komunikatorów internetowych, e-mail nadal jest bardzo popularny. I nie tylko ludzie w średnim wieku, ale także młodzież często go odwiedzają. Niestety, e-mail ma ogromną wadę. Bezlitośnie marnuje nasz czas. Zaglądamy na pocztę zbyt często, odrywając się od podstawowej działalności. Ponadto, potrzebujemy dodatkowego czasu, aby się skupić. I tak dziesiątki razy dziennie. Nie mówiąc o niezamawianych ofertach, reklamach i wiadomościach, które wypełniają mail.
Poczta elektroniczna to użyteczna rzecz. Ale aby stać się jej pełnoprawnym właścicielem, i ne pozwolić jej być pożeraczem twojego cennego czasu, warto zapamiętać kilka prostych zasad, które pomogą zoptymalizować proces interakcji z systemem.
1. Używaj skrzynki tylko do ważnych wiadomości o dużej pojemności.
Krótkie przesłania lepiej wysyłać innymi dostępnymi sposobami: SMS, przez sieci społecznościowe, bezpłatne komunikatory internetowe.
2. Nie duplikuj wiadomości.
Jeśli wysłałeś list, nie warto dla pewności pisać to samo na WhatsApp lub na telefon rozmówcy.
3. Czas od czasu oczyszczaj skrzynkę pocztową.
Rób to przynajmniej raz w tygodniu. I nie zapomnij od razu usuwać propozycje niepotrzebnych usług i wysyłek.
4. Pamiętaj o folderze Spam.
Wykorzystaj jego możliwości. Nie zapomnij również okresowo usuwać nagromadzone śmieci.
5. Poproś znajomych i kolegów zmniejszyć komunikację wirtualną do minimum.
Często koledzy nadużywają poczty elektronicznej i piszą do niej zamiast wymienić kilka zdań z kimś siedzącym przy sąsiednim stoliku w biurze.
6. Pisz listy w sposób rzeczowy.
Ogranicz pytania do niezbędnego minimum. Odpowiadaj wyczerpująco w jednym liście. Wtedy korespondencja nie zamieni się w niekończący się dialog.
7. Sprawdzaj pocztę kilka razy dziennie i przeznacz do tego ściśle określony czas.
Jeśli ze względu na specyfikę pracy nie masz takiej możliwości, skorzystaj z opcji natychmiastowego powiadomienia o przychodzących wiadomościach. Tak można zobaczyć, kto i co Ci napisał. Odpowiednio zmniejszy się potrzeba wejścia na pocztę.
8. Nie używaj poczty przynajmniej raz w tygodniu.
Metoda kardynalna odpowiada nie wszystkim, ale jednak, jeśli to możliwe, przestań całkowicie korzystać z poczty, przynajmniej jeden dzień w tygodniu. Na początku będzie ciężko i dziwnie, ale z czasem Ci się spodoba.